効率的で実りの多い会議を行うために
時間ばかりが過ぎていき、なにも決まらない会議。
話があっちこっちに飛んで、論点が定まっていない会議。
そんな会議を、誰もが一度は経験したことがあるのではないでしょうか。
自分は、そんな会議をしているなぁと反省。
最近、最近読んだ本の中に、そんな「ダメな会議」を「効率的で実りの多い会議」をするためヒントが紹介されていたので、まとめてみました。
1. 議題表をつくる
○議題を明らかにすることで、話が発散することを防ぐ
○会議の数日前までに議題表を配り、議論に参加するための準備する時間を確保する
○議題ごとに議論する時間を設定することで、議論が時間が無駄に過ぎるのを防ぐ
○次の会議の議題表は、会議終了後、参加者全員で作成し手渡す
こうすることで、作り忘れを防げる、議題の漏れを防げる、間違いなく次回会議の参加者に
渡すことができる、といった利点がある。
2. 基本ルールを決めておく
○会議を効率的に行うための基本ルールを決めておく
a)開始時間を守る
b)議題表を守る
c)個人攻撃をしない
スポーツもビジネスも同じルールがなければ、みんなが好き勝手なことをはじめてしまう。
そうなれば、スポーツもビジネスもすることはできない。
3. 議題を「現状確認」と「問題解決」に分けて扱う
○初めに「現状確認」を全員で行う
その場ですぐに、問題の解決策が提案できないときは、「問題解決」の議論は別に行う。
○次に、現状で問題とされた「問題解決」について、「問題解決」をする関係者のみで議論を行う
「問題解決」に関係ない参加者の時間を節約することができる、
「問題解決」の議論を、関係者ごとに平行して進めることができる、
といった理由で、会議の時間を節約することができる。
4. 行動課題の設定を行う
○3.での「問題解決」の議論において、各自の行動課題を設定する
なぜ、その課題を解決しなければならないのかという理由を十分理解することで、
行動へのモチベーションを高めることができる。
行動課題を設定することで具体的な行動を起こしやすくする。
5. 会議終了後に、会議の「良かった点」と「改善すべき点」を確認する
「良かった点」と「改善すべき点」に関する共通認識を得ることで、
参加者に「効率的で実りの多い会議」を行おうという意識を持ち続けてもらう
次回の会議からは、上の(1)～(5)に方法にのっとって会議をしていきたいと思います。
他にも、こんな点に注意すると「効率的で実りの多い会議」ができるよといったアドバイスがありましたらぜひ、ご教授ください。みんなで、「効率的で実りの多い会議」の方法を模索して行きましょう。
(参考書籍)
○「仕事2倍速 4つのルール」
