『議事録ドリブン』 ”「究極の会議」をやってみよう!” (詳細レポート)
”「究極の会議」をやってみよう!”の参加レポートを報告したいと思います。
”「究極の会議」をやってみよう!”の概要
講師: 『究極の会議』著者 鈴木 健さん (サルガッソー代表取締役)
内容: 『究極の会議』についての講演&体験
日時: 10月10日
場所: ITmedia 会議室
時間: 19:30~
以下、順を追ってセミナーの内容を紹介します。
1. 集合
セミナーの参加者は5名です。
皆さん時間よりだいぶ早く集合されていました。
普段の会議もこれだけ集まりがよければいいんですが(笑)というのが、皆さんの感想でした。
同感です。
2. 皆さんどんな会議で、困っていますか?
企画会議を問題にされていた方が多かったように感じました。
アイディアを言うだけいって、結論が出たのかわからない状態で終わることが多々あります。
(個人的に困っていること)
○参加者のモチベーションをどう高めるか。
○会議をコントロールする人(ファシリテータ)が、うまく議論に参加するには?
ついつい、議論に引き込まれて、コントロールを忘れがちになります。
3. セミナー開始
鈴木 健さんによる『究極の会議』について講演が行われました。
○会議の種類(いろいろあります)
企画、アイディア、ブレスト会議、・・・
今回は、「オペレーション系をたたむ会議」にフォーカスする
(○遅刻者)
キーマンでなければ、無視して始めましょう。
遅刻者を待つことが、通例になってしまうことは避けましょう。
○参加者の不満
会議の時間が長いこと
(理由)会議が迷走する
(対策)時間内におわるゴールを設定する
迷走しそうになったら、ゴールを再設定することも考える
○「15のプラクティス」で特に重要なもの
プラクティス1: 議事録ドリブン
会議のアウトプットが議事録です
プラクティス2: ゴールの共有
ゴールが共有されていないのが、会議が迷走する一番の理由です
ゴールは具体的に設定する
プラクティス5: 一度に1つのトピック
プラクティス7: 意味の明確化
各プラクティスの詳細は、「15のプラクティス」を参照してください。
4. 「究極の会議」を体験するまえに自己紹介
はじめて会って、お互いのことを知らずにいきなり会議というのも厳しいということで、
「偏愛マップ」をつかって、自己紹介を行いました。
「偏愛マップ」お気に入りです。
名刺の裏などにあらかじめ書いておくと、初めて会った人ともコミュニケーションが
スムーズになると思いました。今度、そんな名刺をつくってみようかと・・・
5. 「究極の会議」を体験 (議題: 社員旅行を企画する)
「EXTREME MEETING」をつかって、「究極の会議」を実際に体験します。
議事録をつくっていきます
○トピックを設定する
○トピックを議論する順番を決める
○トピックを議論する時間を設定する
○トピックごとに議論をすすめる
あるトピックですぐに結論を得られないときには、関連のあるトピックへ移動する。
関連トピックを議論することで、もとのトピックでも結論への道が開けることがあります。
参加者の発言をすべて記録します。
意見、結論をはっきりさせます。
ToDoがある場合は、担当者と確認者をはっきりさせます。
○会議終了時に、次回の議事録(アジェンダ)を作成してしまいます。
タイへ旅行することになりました。
社員は全員参加。
予算8万円。
営業日にいく。
11月27日から3泊4日。
完全に仕事を忘れていく。
私は、オカマショーを手配する担当になりました(笑)。
○次回の会議で、ToDoのチェックをおこないます
期限切れToDoが残っているとかっこ悪いを思う精神面も利用して
ToDoを残さないようにしてもらいます。
また、確認者が、終了期限までに、担当者を定期的にプッシュすることも
ひとつの手段として有効です。
確認者と担当者は、ToDoを通してキャッチボールするイメージで解決にあたるようにする。
もちろん、ToDoを残してしまうのには、やらなかったというだけでなく、
ToDoが重すぎるという場合が多々あります。
その場合には、ブレイクダウンする、担当を変更するといった処置が必要になります。
ToDoのチェックでは、議論がはじまらないようにします。
議論は、新たなトピックを作成して行います。
6. フリーディスカッション
対等でないマネージャにあたる人は必要
トピックの立て方 -> 何分で結論が出るかをひとつの基準にしては?
会議中、特定の2人で議論が始まる -> 別に会議を設け2人でやる
会議中にモチベーションをさげない
- > 1人すくなくとも1トピックで発言の主役になれるようにする
多くに人(できれば全員)に発言を求める
ToDoはみんなで倒していく感じにする
議論がつまったトピック、閉じられないToDo -> とにかく細かくしていく
議事録によって、倒すべき”敵”を視覚化できるのがいい
議事録がないと、倒すべき敵が議論している同僚に思ってしまうことがある
楽しむ仕掛けがあるといい
-> バリュープレスの仕掛けがおもしろそう
(参考) 「ゲーム感覚で仕事ができる」--業務システムに魔法をかけたバリュープレス
笑いがあるくらいがちょうどいい
「会議が絶対うまくいく法」がおすすめ
7. 解散
せっかく、ITmediaさんにお邪魔させていただいたので、エントランスのところで
記念撮影をさせていただきました。
左側の方が、鈴木 健さん、 右側の方は、一緒にセミナーに参加された方です。
わざわざエントランスの電気をつけていただきました(^^;。
ITmediaさんありがとうございました。
鈴木 健さん、ITmediaのみなさま、参加者のみなさま、ありがとうございました。
とても有意義なセミナーだったと思います。
また機会があれば、ぜひ、参加させていただきたいと思いました。
(あとがき)
ToDoを進んで処理する仕組みを導入できれば、「世界中の人にたいして”このToDoを解決してください”という要求をだして、一番安くて早くやってもらえる方に担当してもらう」なんてことも可能になるかもしれませんね。
実際に会社導入されるかはどうかとして、バリュープレスのシステムは面白そうです。
鈴木 健さんの書かれた、「究極の会議」という本をいただきました。
究極の会議をめざして勉強させていただきます。
(地図)
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